Информационная экономика, бизнес, общество
Коллективный блог о влиянии информационных технологий на экономику, бизнес, жизнь общества, а также об Интернет и "новой" экономике

           
Для зарегистрированных пользователей:

Главная ИС предприятия Методы контроля расходов на IT и получение гарантированного уровня сервиса





Методы контроля расходов на IT и получение гарантированного уровня сервиса
ИС предприятия
24.02.2010 05:44
Разместил(а): Administrator


Внедрение методологии управления IT-рисками — комплексный проект, требующий не только грамотного планирования, но и продуманного бюджета. Очевидно, что еще до начала проекта необходимо оценить его экономическую целесообразность.

Автор: Алексей Смирнов, источникНастоящая статья посвящена методам оценки экономической целесообразности IT-проектов. Понятие IT-проекта в этом контексте трактуется достаточно широко. Рассматриваемые методологии могут быть применены как к внедрению нового программного обеспечения, так и к реорганизации IT-подразделения, покупке техники, внедрению новых бизнес-процессов с IT-составляющей, и так далее.

Среди топ-менеджеров отечественных компаний широко распространено мнение, что IT-составляющую бизнеса следует принимать как данность, как некую «нагрузку» к основному бизнесу компании. При этом оценить, а тем более оптимизировать затраты на IT либо невозможно, либо невероятно сложно. Разберемся, так ли это на самом деле.

Как оценить эффективность проекта реорганизации информационной системы компании? Как добиться максимальной отдачи финансовых вложений, направляемых в IT-сектор? Как рассчитать экономическую целесообразность IT-проекта?

Существует целый спектр методик, позволяющих ответить на поставленные вопросы. Все они могут быть применены как для анализа IT-инфраструктуры в целом, так и для оценки отдельно взятых проектов. Рассмотрим некоторые из них.

Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) является наиболее эффективным механизмом мгновенной оценки общего объема затрат предприятия на IT-инфраструктуру. Была разработана компанией Gartner Group в 80-х годах XX века.

Методика TCO предусматривает оценку затрат на IT-инфраструктуру и на отдельные ее компоненты. Совокупные затраты включают как прямые или «бюджетные», которые берутся из бухгалтерских документов, так и «непрямые» — финансовые расходы, которые предприятие несет в виду неэффективности работы информационной системы и сервисных IT-служб.

Например, при анализе IT-инфраструктуры в целом «непрямые» затраты будут включать:

-самообучение пользователей работе с информационными системами предприятия;

-самообслуживание пользователем своего компьютера и установленного программного обеспечения, помощь коллегам в этом;

-использование служебного компьютера и ПО для неслужебной деятельности — игры, Web-серфинг, чат и ICQ, работа на сторону;

-коррупционные схемы при покупке оборудования, комплектующих и расходных материалов, заказе услуг;

-простои и сбои в работе информационной системы в целом и отдельных ее частей.

По своей сути, методика TCO очень хорошо ложится на описанные выше механизмы анализа операционных и технологических рисков. Более того, как будет показано в дальнейшем, она является основой или составной частью значительного числа методик качественной и количественной оценки эффективности IT-инфраструктуры предприятия.

Экономическая добавленная стоимость (Economic Value Added, EVA) является достаточно простой методикой, суть которой в вычислении разницы между чистой операционной прибылью предприятия и всеми затратами, понесенными предприятием на IT-инфраструктуру. Методика предложена компанией Stern Stewart & Co.

Применять результаты данной методики можно лишь в динамике, т.е. рассматривая изменения величины показателя EVA с течением времени. В зависимости от природы тех или иных изменений, вносимых в информационную систему предприятия, их влияние на показатели EVA будет различным — например, эффект от внедрения системы HelpDesk/ServiceDesk проявится через 3–6 месяцев работы. Т.е. существует заметная временная задержка между моментом внедрения тех или иных систем или моментом внесения изменений в существующие бизнес-процессы и изменением показателей EVA. В результате положительный финансовый эффект, полученный от объекта наших исследований, может оказаться замаскирован совершенно не связанными с ним финансовыми проблемами — изменением рыночных условий, конъюнктуры и т.д.

Методика EVA может быть применена как для оценки отдельного проекта по реформированию банковской информационной системы (например, внедрения CRM), так и для оценки эффективности процессов преобразования IT-инфраструктуры в целом. В этом случае общие затраты на IT-инфраструктуру предприятия вычисляются с использованием методики TCO.

Совокупный экономический эффект (Total Economic Impact, TEI) — гетерогенная методика, разработанная компанией Forrester Research. Она позволяет оценить проект внедрения того или иного компонента информационной системы предприятия с точки зрения трех показателей — «Стоимости», «Преимуществ» и «Гибкости».

«Стоимость» вычисляется по методике «Совокупная стоимость владения» (TCO) и является единственной количественной оценкой данной методики. «Преимущества» и «Гибкость» есть оценки качественные.

«Преимущества» позволяют судить о соответствии возможностей внедряемого продукта или компонента информационной системы требованиям проекта внедрения. Дополнительные возможности, которые появятся в работе сотрудников предприятия по итогам внедрения такого компонента или продукта должны быть оценены, как с точки зрения повышения эффективности работы, так и по их влиянию на выявленные операционные и технологические риски.

«Гибкость» рассматривается как показатель, характеризующий сложность процесса внедрения. Т.е. оцениваются затраты, которые нужно понести на «включение» нового компонента в информационную систему предприятия — потребуется ли переделка всей системы предприятия ввиду внедрения нового компонента, достаточны ли возможности по настройке компонента для подключения его к существующей системе, потребуется ли адаптация такого компонента и так далее.

Завершающий шаг методики TEI — анализ рисков, возникающих в процессе приобретения, внедрения и эксплуатации анализируемого компонента информационной системы.

Очевидно, что методика TEI имеет достаточно узкий спектр применения. Ее можно использовать для анализа вариантов внедрения какого-то определенного компонента IT-инфраструктуры предприятия. Например, при выборе банком скоринговой системы от разных производителей.

Система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC) разработана на основе исследования, проведенного профессорами Гарвардской школы экономики Дэвидом Нортоном и Робертом Капланом. Методика BSC, применительно к IT, является качественным подходом к оценке эффективности как IT-инфраструктуры в целом, так и отдельного проекта внедрения. Основной упор делается на формализацию целей IT-проекта, в привязке к бизнес-целям организации и ее планам стратегического развития.

Применение методики BSC предполагает проведение ряда шагов:

-формализация стратегической цели текущего проекта;

-определение конкретных направлений деятельности, необходимых для реализации стратегической цели проекта;

-определение задач, решаемых по каждому из выбранных направлений;

-определение взаимосвязей между выполняемыми задачами и их влияния на достижение целей проекта;

-формализация показателей эффективности для каждой из задач. Например — результатом выполнения определенной задачи должно стать 10% сокращение времени исполнения заявки на IT-обслуживание;

-разработка программ решения каждой из задач;

-конкретизация программы внедрения проекта — распределение человеческих и финансовых ресурсов, определение зоны ответственности за выполнение задач;

-внедрение проекта;

-пересмотр и коррекция системы показателей эффективности по итогам внедрения. На этом шаге возможно как возвращение на этап формализации показателей эффективности, так и на самый первый этап — формализации стратегической цели.

Методика BSC является в первую очередь инструментом формирования управленческой стратегии и может быть использована как составная часть IT-ориентированной методики управления процессами. Однако применение методики BSC к IT-проектам подразумевает, что система сбалансированных показателей уже используется в организации, в противном случае использование BSC может вызвать ряд затруднений.

Быстрое экономическое обоснование (Rapid Economic Justification, REJ) — методика, разработанная фирмой Microsoft. Является развитием методики TCO за счет установления соответствия расходов на IT-проект приоритетам бизнеса. При разработке методики была поставлена задача финансового обоснования инвестиций в IT. Ключевой идеей методики является взгляд на IT с точки зрения бизнес-приоритетов компании, стратегических планов ее развития, и основных финансовых показателей (ROI и др.).

Методика REJ включает пять последовательных этапов:

-привязка целей и ключевых показателей IT-проекта к бизнес-целям организации (этот этап имеет много общего с методикой BSC);

-выбор решения по перечню «требуемых возможностей», во многом совпадающих с критерием «Преимущества» методики «Совокупный экономический эффект» (TEI);

-оценка прибыли и затрат с использованием методики «Совокупная стоимость владения» (TCO);

-оценка рисков проекта по критериям соответствия выбранного решения исходному проекту, внедрения выбранного решения, его эксплуатации и финансовому риску;

-расчет финансовых показателей проекта внедрения с привлечением методик вычисления «Чистого приведенного дохода» (NPV), «Внутренней нормы доходности» (IRR), «Экономической добавленной стоимости» (EVA), «Отдачи от инвестиций» (ROI) и других.

Методика REJ не только помогает найти общий язык IT-специалистам и бизнес-менеджменту, она представляет собой наглядный инструмент, позволяющий оценить вклад IT в бизнес-результат компании.

Методика REJ является наиболее сложным и комплексным инструментом оценки проекта внедрения IT-решения. Она не может эффективно оценивать проекты преобразования IT-инфраструктуры в целом.

Информационная экономика (Information Economics, IE) является качественным методом оценки IT-проекта или портфеля проектов. Он предполагает формирование списка критериев оценки эффективности проекта и его анализ с точки зрения потенциальных выгод, которые реализация проекта должна принести для предприятия.

Чисто практически это делается так. Организуется рабочая группа по оценке эффективности IT-проекта, предлагаемого к внедрению. Такая группа должна состоять из сотрудников IT-служб, бизнес- и риск-менеджеров. Она вырабатывает 10 главных факторов, определяющих потенциальную эффективность предлагаемого проекта. Затем происходит оценка относительной значимости каждого из факторов для основных бизнес-процессов («плюсы») и оценка риска по каждому из факторов («минусы»).

Результатом процесса оценки будет рейтинг проекта с точки зрения его важности для основных бизнес-процессов предприятия. В случае применения методики IE к портфелю проектов или при выборе вариантов реализации того или иного проекта сравнение IE-рейтингов даст возможность объективного выбора лучшего из вариантов.

Система показателей IT (Balanced IT Scorecard, BITS) служит развитием методики BSC в сторону большей применимости для компаний, ключевые бизнес-процессы которых зависят от информационных технологий.

Фактически, единственным изменением в данной методике, по сравнению с BSC, является дополнительная формализация показателей эффективности анализируемого процесса. В качестве таких показателей методика BITS рекомендует использовать следующие четыре:

-помощь в развитии бизнеса компании;

-повышение уровня сервиса, как для внутренних, так и для внешних потребителей;

-повышение качества принятия решений;

-повышение производительности труда.

Спектр применения методики BITS практически совпадает с таковым для BSC. Возможно, наиболее эффективным образом методика BITS может быть применена для анализа деятельности сервисной IT-службы предприятия.

В данной статье приведен далеко не полный обзор методик оценки IT, каждая из которых востребована, развивается и совершенствуется рабочими группами и комитетами, в которые входят эксперты в области финансов, управления и IT. Эти методики содержат эффективные алгоритмы, разработанные на основе лучших практик менеджмента. Применение этих алгоритмов позволяет согласовать IT-проекты с бизнес-целями предприятия.

Оценивать экономическую целесообразность IT-проектов можно и нужно. Какие при этом использовать методики будет зависить от индивидуальных особенностей предприятия, квалификации управленцев и так далее.

 



medspravka-24.ru




Здесь вы найдете статьи о таких понятиях как: информационный рынок, сетевое предприятие, сетевая экономика, асимметрия информации, постиндустриальная экономика и общество, электронная коммерция и интернет торговля. Кроме того, рассматриваются проблемы развития интернет и информационной экономики в России, инновационнное развитие России и вопросы внедрения новых технологий.
E-mail администратора: batot@rambler.ru При использовании материалов сайта активная гиперссылка на источник обязательна